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Parametrización

• Fechas: Esta opción permite visualizar y editar las fechas de cada programa académico.

• Cupos: Permite visualizar y editar los cupos disponibles para el ingreso de los aspirantes de cada programa académico.

• Pruebas: Permite visualizar y editar los porcentajes de las pruebas saber para el simulador icfes del portal de inscirpciones.

• Configuración: Permite visualizar y modificar los datos generales de la dirección de la universidad.

• Votaciones: Permite visualizar y registrar la información de las votaciones de egresados.

• Grados por secretaria: Permite visualizar y registrar la información de las fechas de los grados por secretaria, asi como tambien los estudiantes a participar en ellos.

Fechas

Preinscripción

En la pestaña de preinscripción se puede visualizar y actualizar el año, semestre y las fechas en el que se ofertaran las preinscripciones de los programas académicos.

Tabla de preinscripciones con los siguientes encabezados:

• CÓD.: Código del registro.

• CARRERA: Nombre del programa académico.

• AÑO y SEMESTRE.: Año y semestre.

• FECHA INICIO / FECHA FINAL: Rango de fechas del proceso.

• FECHA INI MOV. / FECHA FIN MOV.: Rango de fechas del proceso de movilidad.

• FECHA INI HOM. / FECHA FIN HOM.: Rango de fechas del proceso de homologacion, traslados y transferencias.
  

Inscripción

En la opción inscripción se pueden ver y modificar las fechas de inicio y final del proceso de inscripción para los aspirantes de primera opción y segunda opción.

• Código: Corresponde a los dígitos de identificación del programa académico y el icono según la jornada de la carrera.

• Nombre: Nombre del programa académico.

• Inicio primera opción: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de inscripción para los aspirantes de primera opción.

• Final primera opción: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de inscripción para los aspirantes de primera opción.

• Inicio segunda opción: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de inscripción para los aspirantes de segunda opción.

• Final segunda opción: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de inscripción para los aspirantes de segunda opción.

• Inicio Homologación: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de inscripción para los aspirantes de homologación, traslados y transferencias.

• Final Homologación: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de inscripción para los aspirantes de homologación, traslados y transferencias.

En la pestaña de admisiones se pueden visualizar y editar las fechas de inicio y fin para el proceso de admisión y descarga de liquidación para los aspirantes de primera opción, segunda opción, reasignación y homologación. 

• Código: Corresponde a los dígitos de identificación del programa académico y el icono según la jornada de la carrera.

• Nombre: Nombre del programa académico.

• Inicio primero opción: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de admisión para los aspirantes de primera opción.

• Final primera opción: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de admisión para los aspirantes de primera opción.

• Inicio Acuerdo 093: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de inscripción para los aspirantes que son admitidos por cobertura del acuerdo 093.

• Final Acuerdo 093: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de inscripción para los aspirantes que son admitidos por cobertura del acuerdo 093.

• Inicio segunda opción: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de admisión para los aspirantes de segunda opción.

• Final segunda opción: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de admisión para los aspirantes de segunda opción.

• Inicio reasignación: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de admisión  para los aspirantes de reasignación.

• Final reasignación: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de admisión para los aspirantes de reasignación.

• Inicio Homologación: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de admisión para los aspirantes de homologación.

• Final Homologación: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de admisión para los aspirantes de homologación.

En la pestaña de pagos se pueden visualizar y editar las fechas de inicio y fin para el proceso de pago para los aspirantes de primera opción, segunda opción, reasignación y homologación. 

• Código: Corresponde a los dígitos de identificación del programa académico y el icono según la jornada de la carrera.

• Nombre: Nombre del programa académico.

• Inicio primero opción: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de pago para los aspirantes de primera opción.

• Final primera opción: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de pago para los aspirantes de primera opción.

• Inicio Acuerdo 093: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de pago para los aspirantes que son admitidos por cobertura del acuerdo 093.

• Final Acuerdo 093: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de pago para los aspirantes que son admitidos por cobertura del acuerdo 093.

• Inicio segunda opción: Corresponde a la fecha en que inicia el pago de inscripción para los aspirantes de segunda opción.

• Final segunda opción: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de pago para los aspirantes de segunda opción.

• Inicio reasignación: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de pago para los aspirantes de reasignación.

• Final reasignación: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de pago para los aspirantes de reasignación.

• Inicio Homologación: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de pago para los aspirantes de homologación.

• Final Homologación: Corresponde a la fecha en que finaliza el proceso de pago para los aspirantes de homologación.

En la opción de inducción se visualiza y edita la fecha de inducción y publicación de resultados también se puede cambiar el estado del programa académico. 

• Código: Corresponde a los dígitos de identificación del programa académico y el icono según la jornada de la carrera.

• Nombre: Nombre del programa académico.

• Fecha inducción: Corresponde a la fecha en que inicia el proceso de inducción para los alumnos de nuevo ingreso.

• Fecha publicación de resultados: Corresponde a la fecha en que se publicaran los resultados de los admitidos por los diferentes tipos de solicitud.

• Estado: Es el campo que indica si el programa académico está o no activo.

En la opción de excepciones se pueden consultar y registrar los aspirantes que por algun motivo pagaran en fechas extraordinarias a las parametrizadas en el sistema.

• Documento: Corresponde al documento de identidad del aspirante.

• Num. Inscripción: Corresponde al número de inscripción del aspirante.

• Nombre: Corresponde al nombre del aspirante.

• Seleccionado: Corresponde al tipo de admitido del aspirante.

• Carrera: Programa académico.

• Año y Semestre: Año y semestre del registro.

• Fecha inicio y fecha fin: Corresponde a la fecha de inicio y fecha final de pago.

• Tipo de pago: Indica el proceso al que se otorgo el pago extraordinario.

Agregar un registro de excepción

Para registrar un aspirante con fechas de pago extraordinarias se debe ingresar el número de preinscripción o inscripción y especificar el rango de fechas que se desea otorgar para realizar el pago.

Cupos

En distribución de cupos se pueden ver cada uno de los cupos por programa académico y al presionar en el botón editar se pueden editar cada uno de los cupos.

• Código: Corresponde a los dígitos de identificación del programa académico y el icono según la jornada de la carrera.

• Carrera: Nombre del programa académico.

• Cupos: Cantidad de cupos disponibles para los aspirantes de primera opción.

• Reserva: Cantidad de cupos de los aspirantes que hicieron reserva de cupo el semestre anterior.

• Acuerdo 017: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes inscritos por aplicar al acuerdo 017.

• Acuerdo 025: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes inscritos por aplicar al acuerdo 025.

• Convención: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes inscritos por ser de convención colectiva.

• Convención: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes inscritos por el programa de PTIES.

• Isleños: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes inscritos por ser isleños.

• Extranjeros: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes inscritos por ser extranjeros.

• Resolución 0550: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes inscritos por ser egresados de colegios en zonas de conflicto armado.

• Bari: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes pertenecientes a la etnia Bari.

• Cupos SO 2000: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes por segunda opción con pruebas del año 2000.

• Cupos SO 01-2014: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes por segunda opción con pruebas antes del 2014-II.

• Cupos SO 02-2014: Cantidad de cupos asignados para los aspirantes por segunda opción con pruebas depues del 2014-II.
  

• Cupos disponibles: Cantidad total de cupos disponibles por cada programa académico.

 

Pruebas

En el modulo de pruebas se configura los porcentajes de las areas de conocomiento presentadas en las pruebas saber 11, para el funcionamiento del simulador puntajes ubicado en el portal de inscripciones en linea, el modulo permite configurar pruebas ICFES antes del 2014-II y pruebas ICFES despúes del 2014-II.

En la siguiente imagen se puede evidenciar los porcentajes asignados para las diferentes areas de conocimiento de las pruebas ICFES antes del 2014-II, asi mismo el modulo tambien permite editar la información.

Configuración

En la opción de configuración se pueden consultar y modificar los datos de los cargos directivos y fechas del semestre actual los cuales se tendrán en cuenta para genera reportes o documentos. 

• Año: Corresponde al año que se está cursando actualmente.

• Semestre: Es el semestre que se está cursando actualmente.

• Inicio de semestre: Es la fecha en la que inicio el semestre actual.

• Fin del semestre: Es la fecha establecida según el calendario académico para terminar el semestre actual.

• Nombre del director: Es el nombre de la persona encargada en el momento de la dirección de la seccional Ocaña.

• Jefe de admisiones: Persona encargada en el momento de la oficina de admisiones, registro y control de la seccional Ocaña.

• Subdirector académico: Encargado de la subdirección académica de la seccional Ocaña.

• Subdirector administrativo: Persona encargada de la subdirección administrativa de la seccional Ocaña.

• Secretario general: Nombre del encargado de la secretaria general de la seccional Ocaña.

• Jefe de Posgrados y Educación Continua: Nombre de la persona que está a cargo de la dependencia de posgrados y educación continua de la seccional Ocaña.

• Fecha limite reserva: Es la fecha límite establecida para que los estudiantes hagan reserva de cupo.

• Fecha limite reintegro: Es la fecha límite establecida para que los estudiantes hagan reintegro de semestre.

• Fecha limite cambio de jornada: Es la fecha límite para realizar cambio de jornada del programa académico.

• Fecha límite de cambio de pensum: Es la fecha límite establecida para que el estudiante pueda realizar cambio de pensum al actual.

• Fecha límite de vacacionales: Es la fecha establecida como último día para solicitar vacacionales de una materia del programa académico.

• Fecha límite de amnistía: Es la fecha límite establecida para solicitar inicie el proceso de amnistía del estudiante.

• Fecha inicio de habilitaciones: Es la fecha establecida para el inicio para que los estudiantes puedan solicitar habilitaciones.

• Fecha fin de habilitaciones: Es la fecha establecida en el calendario académico como último día para poder solicitar habilitaciones de una materia.

• Fecha terminación de clases: Es la fecha estipulada en la que se da fin a las clases de los estudiantes.

• Fecha de grado: Es la fecha estipulada en el calendario académico para los grados de los estudiantes de los programas académicos.

• Fecha inicio entrega documento de grado: Es la fecha que estipulan para que los estudiantes comiencen a subir los documentos requeridos para el obtener el paz y salvo de grado.

• Fecha fin entrega documento de grado: Es la fecha límite que estipulan para que los estudiantes puedan subir los documentos requeridos para el obtener el paz y salvo de grado.

• Fecha inicio cancelación de materias: Es la fecha estipulada para empezar a cancelar las materias de manera gratuita.

• Fecha fin cancelación de materias gratuitas: Es la fecha final donde se puede cancelar materias de manera gratuita y comienza las fechas para cancelar materias pagas.

• Fecha fin cancelación de materias pagas: Es la fecha final para cancelar materias con pago.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha inicio de Preinscripción: Fecha de incio de preinscripcion de primera/segunda opción.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha fin de Preinscripción: Fecha final de preinscripcion de primera/segunda opción.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha inicio de Inscripción: Fecha de incio de inscripcion de primera/segunda opción.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha fin de Inscripción: Fecha final de inscripcion de primera/segunda opción.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha inicio de Matricula: Fecha de incio de matricula de primera/segunda opción.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha fin de Matricula: Fecha final de matricula de primera/segunda opción.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha Publicación: Fecha de publicación de resultados de primera/segunda opción.

• Contador - Plataforma de inscripciones -  Fecha Contador: Fecha principal del contador.

Votaciones

En este modulo se pueden parametrizar y consultar la información de las diferentes jornadas electorales de los egresados, el modulo contiene la siguiente información:

• No. Corresponde al numero de registro

• Descripción: Corresponde a la descripción de la jornada electoral

• Fecha: Corresponde a la fecha de la jornada

• Año: Año donde se llevara a cabo la votación

• Semestre: Semestre donde se llevara a cabo la votacion

• Activo: Indica si el registro se encuentra activo o no

Registrar Votación

Para registrar una jornada electoral se debe diligenciar el siguiente formulario, con la fecha de consulta, año, periodo y descripción.

Grados por secretaria

En este modulo se puede parametrizar la informacion de los grados por secretaria y asi mismo registrar a los estudiantes que aplicaran a esta modalidad de grado.

Inicialmente si se desea consultar una de las fechas historicas del grado por secretaria se selecciona la fecha, en caso de que se desee configurar una nueva se cierra la ventana flotante:

El formulario de parametrización solicita la siguiente información:

• Acta de comite: Numero de acta segun la cual el comite aprueba el grado por secretaria

• Año y Semestre: Corresponde al año y semestre en el cual se llevara a cabo el grado por secretaria

• Fecha de inicio de Paz y Salvo: Fecha de inicio del proceso de carga de documentos para solicitar paz y salvo de grado.

• Fecha final de Paz y Salvo: Fecha limite del proceso de carga de documentos para solicitar paz y salvo de grado.

• Fecha de inicio de Pago de Derecho a Grado: Fecha inicial de pago del derecho a grado.

• Fecha final de Pago de Derecho a Grado: Fecha limite de pago del derecho a grado.

• Fecha de Grado: Fecha de grado por secreraria.

Adicionalmente en la barra de busqueda se pueden ir agregando los estudiantes que recibiran grado por secretaria, asi como tambien se presentan las opciones de limpiar el formulario o consultar una fecha historica.