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Guía de Usuario - Módulo de Egresados
Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña
Sistema de Información Académico - Admisiones, Registro y Control
Vista general del Módulo de Egresados
El módulo de Egresados es el componente del Sistema de Información Académica Admisiones Registro y Control de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña destinado a la gestión integral de los estudiantes que han culminado su proceso formativo y han obtenido el título profesional correspondiente. Concentra las herramientas necesarias para consultar la información personal e institucional de los egresados, tramitar documentos, gestionar graduaciones, registrar votaciones y generar reportes administrativos.
La presente guía describe, sección por sección, el propósito y el procedimiento de uso de cada componente del módulo, con el fin de orientar al personal de la oficina de Admisiones, Registro y Control en el uso correcto y eficiente del sistema.
1. Sección de Análisis
Vista general - Sección de Análisis
La sección de Análisis agrupa las herramientas de generación de reportes sobre los egresados de la institución. Desde esta sección es posible producir documentos en formato PDF según el tipo de información requerida. Está compuesta por tres opciones principales: Secretaría, Sker y Publicación de Graduados.
1.1. Reporte de Secretaría
Ventana flotante - Reporte de Secretaría
Al hacer clic en el botón PDF - Secretaría, el sistema despliega una ventana flotante que solicita dos campos de información:
Fecha de Grado: permite seleccionar la fecha de la ceremonia de graduación correspondiente.
Carrera: permite elegir el programa académico sobre el cual se desea generar el listado.
Una vez diligenciados ambos campos, haga clic en Generar PDF. El sistema producirá el listado oficial de egresados por secretaría para la carrera y fecha de grado indicadas. Este documento es utilizado en los procesos formales de certificación y archivo institucional.
1.2. Generación de Stíckeres
Ventana flotante - Filtros de Stíckeres
Al hacer clic en el botón PDF - Sker, el sistema despliega una ventana flotante que permite generar las etiquetas de identificación de los egresados. El filtro principal Código o Carrera determina el modo de búsqueda y habilita los campos adicionales correspondientes.
1.2.1. Búsqueda por Código
Filtros de stíckeres - Modo búsqueda por Código
Al seleccionar Código como criterio de búsqueda, el sistema habilita los siguientes campos:
Tipo de Hoja: permite elegir el formato de impresión: [[3 Stíckeres]] (tres etiquetas por hoja), [[1 Sticker]] (una etiqueta por hoja) o [[Hoja Amarilla]] (formato institucional en hoja amarilla).
Código: campo donde se ingresa el código estudiantil del egresado del cual se requiere generar la etiqueta.
Una vez configurados los filtros, haga clic en Generar PDF para obtener el documento listo para impresión.
1.2.2. Búsqueda por Carrera
Filtros de stíckeres - Modo búsqueda por Carrera
Al seleccionar Carrera como criterio de búsqueda, el sistema habilita tres campos de filtrado adicionales:
Tipo de Hoja: permite elegir entre [[3 Stíckeres]] y [[1 Stícker]] como formato de impresión.
Fecha de Grado: permite seleccionar la fecha de graduación del grupo de egresados que se desea consultar.
Carrera: lista desplegable que permite seleccionar el programa académico del cual se generarán los stíckeres.
Una vez diligenciados todos los campos, haga clic en el botón PDF para generar el documento con la información consolidada de todos los egresados del grupo seleccionado.
1.3. Publicación de Graduados
Ventana flotante - Publicación de Graduados
Al hacer clic en el botón Publicación Graduados, el sistema despliega una ventana flotante que permite generar el listado oficial de estudiantes participantes o próximos a participar en una ceremonia de grado. Los filtros disponibles son:
Fecha de Grado: permite seleccionar la fecha de la ceremonia de graduación que se desea consultar o publicar.
Carrera: lista desplegable que permite seleccionar el programa académico de los graduados a incluir en el listado.
Luego de completar ambos filtros, haga clic en el botón PDF para generar el documento. Este reporte es de utilidad para la coordinación logística de las ceremonias de grado y para los procesos de comunicación oficial con los egresados.
2. Módulo de Egresados
Módulo de Egresados - Buscador principal
El módulo de Egresados centraliza toda la información correspondiente a cada egresado de la institución. La búsqueda de un egresado se realiza a través del campo habilitado en la parte superior, utilizando cualquiera de los siguientes criterios: código estudiantil, nombre o apellido o número de documento de identidad. Tras ingresar el criterio y presionar Enter, el sistema despliega una ventana con la lista de coincidencias encontradas. Para acceder al perfil completo del egresado, haga clic en la flecha de navegación.
Al buscar por nombre o apellido, el sistema retorna todos los registros que coincidan. Un egresado puede aparecer más de una vez si está asociado a más de un programa académico.
2.1. Datos Personales
Panel de Datos Personales
Al ingresar al perfil del egresado, el sistema presenta el panel de Datos Personales, que consolida en tres bloques la información fundamental del egresado:
Datos Personales: incluye el nombre completo, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, grupo sanguíneo, dirección de residencia y demás datos de identificación básica.
Datos Institucionales: muestra la información académica del egresado dentro de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, incluyendo el código estudiantil, facultad, programa, pensum, tipo de carrera, fecha de ingreso y promedio acumulado.
Pruebas Saber Pro (ECAES): presenta el historial de resultados del egresado en las pruebas de Estado, con información del año de presentación, periodo, fecha y puntaje obtenido en cada evaluación.
2.1.1. Datos Personales
Sección de Datos Personales
En este apartado se pueden visualizar todos los datos básicos y personales del egresado, tales como su nombre completo, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, grupo sanguíneo y RH, así como su información de contacto y residencia. Esta información proviene del expediente registrado durante el proceso de inscripción y puede ser consultada para verificaciones oficiales.
2.1.2. Datos Institucionales
Sección de Datos Institucionales
Este apartado presenta la información académica del egresado en relación con la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña. Los campos disponibles incluyen el código estudiantil, la facultad y el programa del que egresó, el pensum cursado, el tipo de carrera, la fecha de ingreso a la institución y el promedio acumulado al momento de la graduación. Esta información es de utilidad para la verificación de títulos y la expedición de certificados académicos.
2.1.3. Pruebas Saber Pro (ECAES)
Sección de Pruebas Saber Pro (ECAES)
En este apartado se registran los resultados del egresado en las Pruebas Saber Pro, también conocidas como ECAES. La información presentada comprende el año de presentación, el periodo académico, la fecha exacta de la prueba y el puntaje o resultado obtenido. Esta sección es relevante para procesos de acreditación institucional, seguimiento de egresados y verificación de requisitos de grado.
3. Módulo de Votaciones
Módulo de Votaciones - Vista general
El módulo de Votaciones permite registrar y consultar la participación de los egresados en los procesos eleccionarios de la Universidad. Está dividido en dos secciones: Votación y Reporte.
3.1. Votación
Sección de Votación - Registro de participación
En la sección de Votación se registra la participación individual de los egresados. Para ello, utilice el campo de búsqueda disponible ingresando el código, nombre o documento del egresado. El sistema despliega los resultados encontrados en una lista; seleccione el egresado correspondiente para ver su información básica: nombre completo, documento de identidad y carrera de la que egresó. Una vez verificados los datos, haga clic en el botón Guardar para registrar formalmente su participación en la votación.
3.2. Reporte de Votaciones
Sección de Reporte - Filtros de consulta
La sección de Reporte permite consultar el consolidado de participación en las votaciones de los egresados. Para obtener la información, complete los siguientes filtros:
Año: define el año académico en el que se realizó la votación.
Periodo: selecciona el periodo académico correspondiente.
Consulta: permite elegir la fecha exacta de la jornada de votación que se desea consultar.
Una vez diligenciados los tres filtros, haga clic en el botón Filtrar. El sistema traerá el listado completo de egresados que participaron en la votación de la fecha seleccionada.
4. Módulo de Graduación
Módulo de Graduación
El módulo de Graduación permite formalizar el proceso de grado de los estudiantes que han cumplido con la totalidad de los requisitos académicos y administrativos exigidos por cada programa de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña. A través de este módulo, el estudiante transita oficialmente de la condición de Estudiante a la de Egresado, quedando registrado en el sistema con la información correspondiente a su grado.
Adicionalmente, durante este proceso es posible incorporar los distintos reconocimientos académicos que el estudiante haya obtenido, tales como matrícula de honor, distinciones por mérito o cualquier otra mención que deba quedar registrada en el expediente del egresado. Este registro garantiza que el historial de logros del graduado quede debidamente documentado en el sistema institucional.
La graduación es un proceso irreversible. Verifique que el estudiante haya cumplido con todos los requisitos de grado antes de confirmar la operación.
5. Módulo de Trámites
Módulo de Trámites - Vista general
El módulo de Trámites centraliza la gestión de todos los procesos formales solicitados por los egresados a la oficina de Admisiones, Registro y Control de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña. Desde este módulo es posible consultar el estado de cada trámite, gestionar su avance y verificar la entrega de los documentos correspondientes.
Módulo de Trámites - Tabla de registros
Módulo de Trámites - Detalle de trámite seleccionado
Módulo de Trámites - Filtros de búsqueda
Módulo de Trámites - Estados del trámite
La tabla principal presenta todos los trámites de egresados registrados en el sistema. Para optimizar la búsqueda y segmentar la información de manera eficiente, el módulo cuenta con los siguientes filtros:
Entrego: lista desplegable que permite filtrar los trámites según si el egresado ya entregó la documentación requerida (Sí) o si aún se encuentra pendiente (No).
Tipo de Constancia: permite seleccionar la categoría del documento solicitado, de acuerdo con los tipos de constancias que pueden solicitar los egresados a la Universidad.
Carreras: lista desplegable que permite segmentar los trámites por programa académico del egresado.
Estado: lista desplegable que muestra los diferentes estados en los que puede encontrarse un trámite. Cada estado asigna un color diferente al icono de carpeta en la tabla, lo que permite identificar visualmente y de forma inmediata el progreso de cada gestión hasta su conclusión.
Al hacer clic sobre el icono de carpeta correspondiente a un trámite, el sistema despliega la información detallada del proceso y las acciones disponibles para su gestión, como la revisión de documentos, el cambio de estado o la confirmación de entrega al egresado.
El seguimiento oportuno de los trámites es fundamental para garantizar una atención eficiente a los egresados. Se recomienda revisar periódicamente los registros con estado pendiente para evitar demoras en la gestión.
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