4. Funciones

En esta sección podremos encontrar las diferentes funcionalidades que tiene el Sistema de Información Financiera que dividen en diferentes módulos.

Los módulos que encontramos son:

Procesos administrativos
Presupuesto
Contabilidad
Tesorería y Pagaduría
Almacén
Inventario
Gestión Humana
Parametrización
Regalías
Granja Experimental

4.1 Proceso administrativo

4.1.1 Acta de orden

Para iniciar el registro de una acta de orden deben ingresar los datos y presionar el botón para buscar la orden a la cual se le van a agregar las actas:

Fuente: debe de seleccionar la fuente de la orden.
Consecutivo: deben digitar el consecutivo de la orden.

El sistema al mostrar los resultados de la búsqueda el funcionario podrá diligenciar en la primera parte y presionar el botón guardar que esta en el cuadro amarillo:

Plazo: cantidad de días del contrato
Valor: automáticamente muestra el valor de la orden en caso de que no coincida se debe modificar el valor.
Fecha inicio: fecha inicial del contrato
Fecha terminación: fecha final del contrato

Después de guardar los datos del encabezado debe continuar a ingresar los datos de cada acta:

No. acta: se genera automáticamente por el sistema.
Estado del acta: debe escoger si es parcial o final.
Fecha acta: fecha de realización del acta.
Fecha inicial del informe: fecha en la que comienza el informe del acta
Fecha final del informe: fecha en la que termina el informe del acta
Fecha de liquidación: fecha en la que se liquida la cuenta (solo es necesaria para el acta final)
Valor acta: valor a pagar con dicha acta.
Valor ejecutado: valor total que se ha pagado de la orden. El sistema lo calcula
Valor sin ejecutar: valor que falta por pagar de la orden. El sistema lo calcula
Calificación del objeto: calificación de la actividad del contrato
Desempeño a mejorar: calificación del desempeño
Causal terminación: en caso de terminada la cuenta indicar el por que.
Tipo de cobro: debe seleccionar si es factura o cuenta de cobro.
No. Cobro: debe indicar el numero de la cuenta de cobro o de la factura.
Observación técnica: en caso necesario indicar observaciones
Actividad de observación: en caso necesario indicar las actividades
subdirector: se indica el subdirector administrativo. El sistema lo coloca según la parametrizado.
Fecha Registro: fecha de ingreso de la información el sistema
Usuario: se registra el usuario que realizo el acta

en caso de que la cuenta tenga otro si se deben ingresar los siguientes datos:

Consecutivo otro si: consecutivo de la orden,
Valor Otro si: valor de la orden.
Plazo otro si: numero de días del contrato.
Fecha otro si: fecha inicial de la orden.
Fecha termina otro si: fecha inicial de la orden.

Al darle guardar al acta el usuario tendrá la posibilidad de consultarla, actualizar y eliminar las actas en caso de ser necesario. También cuenta con una sección para imprimir las actas e informes que se encuentra en la parte superior de la información de cada acta.

para las actas parciales cuenta con:

y para las actas finales:

4.1.2 Artículos

Este módulo permite la creación y gestión de artículos normativos y financieros utilizados por la institución. Su uso está orientado a los responsables del área financiera y administrativa.

Al hacer clic en el botón agregar, se desplegará el formulario de registro como se muestra en la imagen con los siguientes datos:

Normativo: seleccione el marco normativo correspondiente al artículo.
Agrupación: seleccione la categoría o agrupación bajo la cual se clasifica el artículo.
Año: campo prellenado con el año vigente (por ejemplo, 2024).
Nombre Artículo: ingrese el nombre del artículo a registrar. Debe ser claro y descriptivo.
Tipo: seleccione el tipo de artículo (consumo, devolutivo).
Clasificación: defina la clasificación según la lista desplegable
Unidad de medida: seleccione la unidad en la que se mide el artículo (por ejemplo: unidad, kilo, litro, etc.).
IVA: marque la casilla si el artículo incluye IVA (Impuesto al Valor Agregado).
Producto CPC: ingrese el código del Clasificador de Productos por Actividad (CPC) es obligatorio.
Producto Unesco: seleccione el código correspondiente al clasificador Unesco si aplica.

Al guardar la información recuerde que se validara que no exista un articulo igual, finalizar debe mostrar un mensaje de registro exitoso, después podrá consultar revisar un listado con los artículos donde podrá consultar, modificar y eliminar.

4.1.3 Calificación de proveedores de servicio

Este módulo permite consultar y gestionar la calificación de los proveedores de servicios que han ejecutado órdenes de compra o contratos, como parte del proceso de seguimiento y evaluación institucional.