4. Funciones
En esta sección podremos encontrar las diferentes funcionalidades que tiene el Sistema de Información Financiera que dividen en diferentes módulos.
Los módulos que encontramos son:
- Procesos administrativos
- Presupuesto
- Contabilidad
- Tesorería y Pagaduría
- Almacén
- Inventario
- Gestión Humana
- Parametrización
- Regalías
- Granja Experimental
4.1 Proceso administrativo
4.1.1 Acta de orden
Para iniciar el registro de una acta de orden deben ingresar los datos y presionar el botón para buscar la orden a la cual se le van a agregar las actas:
- Fuente: debe de seleccionar la fuente de la orden.
- Consecutivo: deben digitar el consecutivo de la orden.
El sistema al mostrar los resultados de la búsqueda el funcionario podrá diligenciar en la primera parte y presionar el botón guardar que esta en el cuadro amarillo:
- Plazo: cantidad de días del contrato
- Valor: automáticamente muestra el valor de la orden en caso de que no coincida se debe modificar el valor.
- Fecha inicio: fecha inicial del contrato
- Fecha terminación: fecha final del contrato
Después de guardar los datos del encabezado debe continuar a ingresar los datos de cada acta:
- No. acta: se genera automáticamente por el sistema.
- Estado del acta: debe escoger si es parcial o final.
- Fecha acta: fecha de realización del acta.
- Fecha inicial del informe: fecha en la que comienza el informe del acta
- Fecha final del informe: fecha en la que termina el informe del acta
- Fecha de liquidación: fecha en la que se liquida la cuenta (solo es necesaria para el acta final)
- Valor acta: valor a pagar con dicha acta.
- Valor ejecutado: valor total que se ha pagado de la orden. El sistema lo calcula
- Valor sin ejecutar: valor que falta por pagar de la orden. El sistema lo calcula
- Calificación del objeto: calificación de la actividad del contrato
- Desempeño a mejorar: calificación del desempeño
- Causal terminación: en caso de terminada la cuenta indicar el por que.
- Tipo de cobro: debe seleccionar si es factura o cuenta de cobro.
- No. Cobro: debe indicar el numero de la cuenta de cobro o de la factura.
- Observación técnica: en caso necesario indicar observaciones
- Actividad de observación: en caso necesario indicar las actividades
- subdirector: se indica el subdirector administrativo. El sistema lo coloca según la parametrizado.
- Fecha Registro: fecha de ingreso de la información el sistema
- Usuario: se registra el usuario que realizo el acta
en caso de que la cuenta tenga otro si se deben ingresar los siguientes datos:
- Consecutivo otro si: consecutivo de la orden,
- Valor Otro si: valor de la orden.
- Plazo otro si: numero de días del contrato.
- Fecha otro si: fecha inicial de la orden.
- Fecha termina otro si: fecha inicial de la orden.
al darle guardar al acta el usuario tendrá la posibilidad de actualizar y eliminar las actas