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4. Funciones

En esta sección podremos encontrar las diferentes funcionalidades que tiene el Sistema de Información  Financiera que dividen en diferentes módulos. 

Los módulos que encontramos son:

  • Procesos administrativos
  • Presupuesto
  • Contabilidad
  • Tesorería y Pagaduría
  • Almacén
  • Inventario
  • Gestión Humana
  • Parametrización
  • Regalías
  • Granja Experimental

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4.1 Proceso administrativo

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4.1.1 Acta de orden

Para iniciar el registro de una acta de orden deben  ingresar los  datos y presionar el botón para buscar la orden a la cual se le van a agregar las actas:

  • Fuente: debe de seleccionar la fuente de la orden.
  • Consecutivo: deben digitar el consecutivo de la orden.

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El sistema al mostrar los resultados de la búsqueda el funcionario podrá diligenciar en la primera parte y presionar el botón guardar que esta en el cuadro amarillo:

  • Plazo: cantidad de días del contrato
  • Valor: automáticamente muestra el valor de la orden en caso de que no coincida se debe modificar el valor.
  • Fecha inicio: fecha inicial del contrato
  • Fecha terminación: fecha final del contrato

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Después de guardar los datos del encabezado debe continuar a ingresar los datos de cada acta:

  • No. acta: se genera automáticamente por el sistema.
  • Estado del acta: debe escoger si es parcial o final.
  • Fecha acta: fecha de realización del acta.
  • Fecha inicial del informe: fecha en la que comienza el informe del acta
  • Fecha final del informe: fecha en la que termina el informe del acta
  • Fecha de liquidación: fecha en la que se liquida la cuenta (solo es necesaria para el acta final)
  • Valor acta: valor a pagar con dicha acta.
  • Valor ejecutado: valor total que se ha pagado de la orden. El sistema lo calcula
  • Valor sin ejecutar: valor que falta por pagar de la orden. El sistema lo calcula
  • Calificación del objeto: calificación de la actividad del contrato 
  • Desempeño a mejorar: calificación del desempeño
  • Causal terminación: en caso de terminada la cuenta indicar el por que.
  • Tipo de cobro: debe seleccionar si es factura o cuenta de cobro.
  • No. Cobro: debe indicar el numero de la cuenta de cobro o de la factura.
  • Observación técnica: en caso necesario indicar observaciones
  • Actividad de observación: en caso necesario indicar las actividades
  • subdirector: se indica el subdirector administrativo. El sistema lo coloca según la parametrizado.
  • Fecha Registro: fecha de ingreso de la información el sistema
  • Usuario: se registra el usuario que realizo el acta

en caso de que la cuenta tenga otro si se deben ingresar los siguientes datos:

  • Consecutivo otro si: consecutivo de la orden,
  • Valor Otro si: valor de la orden.
  • Plazo otro si: numero de días del contrato.
  • Fecha otro si: fecha inicial de la orden.
  • Fecha termina otro si: fecha inicial de la orden.

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al darle guardar al acta el usuario tendrá la posibilidad de actualizar y eliminar las actas