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Guía de Usuario – Módulo de Menú Aspirantes Preinscripción
Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña
Sistema de Información Académico – Admisiones, Registro y Control
Vista general del Módulo de Menú Aspirantes – Proceso de Preinscripción
El módulo de Menú Aspirantes es el componente del Sistema de Información Académico – Admisiones, Registro y Control de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña encargado de gestionar el proceso de preinscripción de los aspirantes a los diferentes programas académicos ofertados por la institución. Desde este módulo es posible registrar y formalizar la solicitud de ingreso de un aspirante, diligenciar los datos personales requeridos, seleccionar el programa de interés, definir el tipo de inscripción y gestionar el pago correspondiente al proceso de admisión.
La presente guía describe, paso a paso, el procedimiento completo de preinscripción a través del sistema, detallando cada pantalla, cada campo requerido y las condiciones particulares que el aspirante debe tener en cuenta para completar exitosamente el proceso. Esta documentación está dirigida tanto al personal de la oficina de Admisiones, Registro y Control como a los aspirantes que deseen orientarse sobre el uso correcto del sistema.
1. Módulo de Preinscripción – Vista General
Panel de modalidades de preinscripción disponibles en el sistema
Al ingresar al módulo de preinscripción, el sistema presenta al aspirante las diferentes modalidades de inscripción disponibles según la naturaleza del programa académico de interés. Las modalidades disponibles son: Presencial, Virtual, Distancia y Movilidad. Cada modalidad agrupa los programas académicos que se ofrecen bajo ese esquema de formación, permitiendo al aspirante navegar hacia la opción que corresponda a su situación y al programa al que desea postularse.
1.1. Modalidad Presencial – Tipos de Programa
Subtipos de programa disponibles dentro de la modalidad Presencial
Al seleccionar la modalidad Presencial, el sistema despliega un submenú con los diferentes tipos de programas que se imparten bajo esta modalidad. Las opciones disponibles son:
Técnico: agrupa los programas de formación técnica ofertados por la Universidad.
Carreras Pregrado: corresponde a los programas de pregrado en jornada diurna y nocturna de la Seccional Ocaña y sus sedes alternas.
Posgrado: agrupa los programas de especialización, maestría y doctorado ofertados por la Universidad.
Educación Continuada: comprende los cursos, diplomados y programas de formación continua administrados por el departamento de Educación Continuada.
Preuniversitario: corresponde a los programas de preparación y nivelación académica ofertados a aspirantes próximos a ingresar a la educación superior.
1.2. Aviso Informativo Inicial – Condiciones de Preinscripción
Ventana flotante – Aviso de condiciones generales del proceso de preinscripción
Al seleccionar la opción Carreras Pregrado dentro de la modalidad Presencial, el sistema despliega de forma automática una ventana flotante con indicaciones de carácter obligatorio que el aspirante debe leer y tener en cuenta antes de continuar con el proceso. Este aviso detalla las condiciones generales del proceso de preinscripción, las políticas de la institución, los requisitos previos de elegibilidad y las advertencias sobre la veracidad de la información suministrada. El aspirante debe leer cuidadosamente el contenido de esta ventana y confirmar su aceptación para poder avanzar al siguiente paso del proceso.
1.3. Aviso Informativo Secundario – Pruebas Saber 11 (ICFES)
Ventana flotante – Información sobre las Pruebas Saber 11 y el código SNP
Luego de aceptar el primer aviso, el sistema despliega una segunda ventana flotante con información específica sobre los requisitos relacionados con las Pruebas Saber 11 (ICFES). Esta ventana informa al aspirante que deberá contar con su número de registro SNP (Sistema Nacional de Puntajes) al momento de realizar la preinscripción. Es fundamental que el aspirante tenga disponible este dato, ya que el sistema lo solicitará en el siguiente paso y con él se validará la elegibilidad del aspirante para el programa seleccionado. El aspirante debe confirmar la lectura de este aviso para continuar.
2. Registro del Código SNP – Pruebas Saber 11
Formulario de ingreso del código SNP y selección de carrera
En esta sección el sistema solicita al aspirante ingresar el Registro SNP de las Pruebas Saber 11. Este código es el identificador único del resultado de las pruebas de Estado que el aspirante presentó ante el ICFES. Es importante tener en cuenta las siguientes condiciones de vigencia según el tipo de programa y la sede:
Programas diurnos de la Seccional Ocaña: las pruebas Saber 11 deben tener una vigencia máxima de 5 años contados desde la fecha de presentación de las pruebas hasta la fecha de preinscripción.
Programas nocturnos o diurnos de sedes alternas (Teorama, Convención, San Calixto, El Tarra, Hacarí, El Carmen y Abrego): se podrán utilizar pruebas ICFES con vigencias mayores o menores a 5 años, sin restricción de fecha.
Una vez ingresado el código SNP válido, el sistema lo valida automáticamente y despliega una lista desplegable con los programas académicos disponibles para los que el aspirante puede aplicar, de acuerdo con su puntaje y las condiciones de admisión vigentes para el periodo correspondiente.
3. Selección de Carrera y Tipo de Inscripción
Lista desplegable de carreras disponiblesdisponibles y selección del tipo de inscripción
Después de que el sistema valida el código SNP, se habilita una lista desplegable en la que el aspirante debe seleccionar el programa académico al que desea postularse y concursar por un cupo. El sistema presenta únicamente los programas para los que el aspirante cumple los requisitos de vigencia de la prueba Saber 11. Adicionalmente, debe seleccionarse el Tipo de Inscripción que corresponda a la situación académica del aspirante. Las opciones disponibles son:
Aspirante Nuevo: para personas que se postulan a la Universidad por primera vez.
Traslado Interno: para estudiantes activos de la UFPSO que desean cambiar de programa académico dentro de la misma seccional.
Traslado Externo: para estudiantes provenientes de otra institución de educación superior que desean continuar sus estudios en la UFPSO.
Traslado Sede Central: para estudiantes de la sede central de la UFPSO que desean trasladarse a la Seccional Ocaña o a alguna de sus sedes alternas.
4. Datos Personales del Aspirante
Formulario de datos de identificación y ubicación del aspirante
En esta sección el sistema solicita los datos de identificación y ubicación del aspirante. Es imprescindible diligenciar todos los campos con información correcta y verificada, ya que estos datos quedarán registrados oficialmente en el sistema de la Universidad. Los campos requeridos son:
País de residencia: país en el que el aspirante reside actualmente.
Departamento y Municipio: departamento y municipio de residencia del aspirante dentro del país seleccionado.
Tipo de documento: categoría del documento de identidad del aspirante (Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, Pasaporte, Cédula Extranjera, entre otros).
País, departamento y lugar de expedición del documento: lugar donde fue expedido el documento de identidad del aspirante.
Número de documento: número único del documento de identificación del aspirante, sin puntos ni separadores.
Nombres y Apellidos: nombre completo del aspirante tal como aparece en su documento de identidad.
5. Datos de Domicilio y Contacto
Formulario de datos de domicilio, teléfono y correo electrónico del aspirante
En esta sección el sistema solicita los datos de domicilio y de contacto del aspirante. Esta información es utilizada por la Universidad para comunicarse con el aspirante durante las diferentes etapas del proceso de admisión. Los campos requeridos son:
Dirección de domicilio: la dirección se compone de la nomenclatura vial (Carrera, Calle, Avenida, Diagonal, Transversal, entre otras), los datos numéricos correspondientes y el complemento de dirección (apto, bloque, conjunto, barrio, etc.).
Celular y Celular Alternativo: número de teléfono móvil principal del aspirante y, de forma opcional, un número alternativo de contacto.
Correo electrónico y Correo Alternativo: dirección de correo electrónico principal del aspirante y, de forma opcional, una dirección de correo alternativa. Es fundamental que el correo sea válido y accesible, ya que a este se enviará toda la información del proceso de admisión, incluyendo el PIN de inscripción una vez confirmado el pago.
6. Finalización de la Preinscripción y Pago del PIN
Pantalla de confirmación legal y opciones de pago del PIN de inscripción
Una vez diligenciados correctamente todos los datos personales y de contacto, el sistema despliega una declaración de carácter legal en la que el aspirante certifica la veracidad de la información suministrada y acepta los términos y condiciones del proceso de preinscripción de la Universidad. Para continuar, el aspirante debe hacer clic en el botón Aceptar. Una vez aceptada la declaración, el sistema redirige al aspirante a la sección de pago del PIN de inscripción, donde podrá escoger la modalidad de pago que mejor se ajuste a su situación. Las opciones disponibles para efectuar el pago son:
Pago por PSE (Pagos Seguros en Línea): el aspirante puede realizar el pago de forma digital a través de la plataforma PSE, utilizando su cuenta bancaria. Una vez confirmada la transacción en línea, el sistema genera automáticamente el PIN de inscripción aproximadamente 60 minutos después del pago y lo envía al correo electrónico registrado.
Pago por corresponsal bancario: el aspirante puede descargar la liquidación generada por el sistema y cancelarla en cualquiera de los corresponsales bancarios autorizados por la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña. En este caso, el sistema genera el PIN de inscripción aproximadamente 24 horas después de realizado el pago. Si el pago se efectúa un viernes, el PIN se generará el lunes de la semana siguiente.
Una vez realizado el pago por cualquiera de las modalidades disponibles, el aspirante recibirá en su correo electrónico el PIN de inscripción, el cual le permitirá continuar con las siguientes etapas del proceso de admisión. Se recomienda verificar también la bandeja de spam o correo no deseado en caso de no encontrar el mensaje en la bandeja principal.